Электронный архив на платформе SharePoint позволяет хранить миллионы переведенных в электронный формат документов, традиционно хранящихся в бумажных архивах. Теперь компании могут хранить в офисе документы только текущего периода, в то время как в электронном архиве будут доступны все данные предыдущих периодов. Наше решение электронного архива строится на платформе SharePoint 2013.

Решение Электронный архив SharePoint идеально подойдет для компаний, в которых:
- В бухгалтерии работает более 10 сотрудников;
- В течение месяца формируется более 10 папок бухгалтерских документов;
- Часть бухгалтеров работает в обособленных офисах;
- Регулярны камеральные проверки;
- Собираются большие комплекты документов, передаваемых в инспектирующие органы;
- Необходим регулярный доступ к документам прошлых периодов;
- Приходит большое количество входящих документов;
- Ограничено пространство офисных площадей при большом объеме архивных документов.

- Архив организационно-распорядительной документации;
- Договорной архив;
- Бухгалтерский архив;
- Проектно-конструкторский архив;
- Архив документации по проектам;
- Архив выпускаемой документации.

- Это портал
- Это самый легкий переход к управлению документами от «общих папок»
- Множество готового функционала
- Широкий круг решений независимых разработчиков
- Проверенная временем технология с низкой стоимостью владения
- Масштабируемая корпоративная платформа
- Мощнейшие функции корпоративного поиска
- Продано более 125 миллионов лицензий, 65 000 клиентов
- SharePoint как отдельная компания входила бы в TOP50 ИТ-компаний в мире
- Архитектура и функциональные возможности SharePoint идеально покрывают задачи для использования его в качестве платформы   электронного архива

Основные возможности электронного архива на платформе SharePoint 2013

- Надежное и долговременное хранение организационно-распорядительной, кадровой, бухгалтерской, справочной, технологической,   конструкторской, проектно-сметной, строительной документации в электронном виде
- Удобный оперативный поиск любого документа и формирование пакетов необходимой документации, в том числе - удаленно
- Выполнение законодательных требований о защите персональных данных и корпоративных политик по сохранности конфиденциальных   данных, контроль доступа к документам
- Интеграцию с учетными системами, порталами и приложениями организации и работу с электронным архивом из привычного интерфейса   этих систем Интеграцию с ведомственными системами, профильными внешними порталами, единым порталом государственных услуг
- Ввод документов и данных и автоматизацию процесса обработки документов (сканирование, индексирование, распознавание, верификация;   импорт электронных документов из внешних информационных систем и приложений; поддержка потокового ввода, загрузка одиночных   документов)

Электронный архив SharePoint позволяет хранить миллионы переведенных в электронный формат документов, традиционно хранящихся в бумажных архивах. Теперь компании могут хранить в офисе документы только текущего периода, в то время как в электронном архиве будут доступны все данные предыдущих периодов. В электронном архиве предприятия могут храниться как цветные, так и черно-белые документы, как одно, так и многостраничные. Каждый хранящийся в архиве документ связан с определенным набором атрибутов, введенных вручную или присвоенных автоматически при сканировании документа.

Лучшая практика использования электронного архива, когда электронный архив является центральным местом для консолидированного хранения всех документов компании. В таком случае пользователи, информационные системы компании, сервисы хранят документы в едином месте. При этом для доступа к документам не обязательно выполнять переход на электронный архив – получать и просматривать документы можно непосредственно в информационной системе компании предварительно интегрировав их с электронным архивом используя огромный арсенал интеграционных возможностей платформы SharePoint 2013.

Шаги для построения электронного архива

Создание электронного архива документов на платформе SharePoint 2013 предполагает решение следующих задач:
- Развертывание портала, создание сайтов, установка прав доступа
- Конфигурация карточек документов и структуры хранения и определение прав доступа к документам в зависимости от роли
- Ввод правил обработки документов в архиве (помещение в архив, изъятие из архива, выдача документа и т.д.)
- Перевод существующего архива в электронный вид (ретроспективное сканирование)
- Подключение системы распознавания графических образов документов

Схема электронного архива

Платформа SharePoint для совместной работы снимет значительную часть забот с ваших ИТ-специалистов благодаря своей защищенности, простоте управления и возможностям масштабирования в соответствии с будущими потребностями. SharePoint 2010 обеспечивает безопасность социальных сетей для предприятий за счет гибкой настройки параметров безопасности и приватности, централизованного управления и применения политик, а также надежных средств анализа и отчетности.

- Выполнение поисковых запросов с указанием параметров
- Поиск по содержимому документов
- Поиск по метаданным
- Отчеты
- Выгрузка документов для передачи контрагентам и в контролирующие органы
- Подобрать документы в рамках подготовки ответов на запросы внешних инстанций (налоговых органов, инспекций по труду и т.п.)
- Сформировать комплекты документов для подтверждения вычетов по НДС
- Сформировать комплекты по экспортным операциям в рамках обеспечения регулярных камеральных проверок

Дополнительные функциональные возможности

- Полнотекстовый поиск по файлам документов, включая сканы документов;
- Автоматическое распознавание сканов с уменьшением размера в 10 раз;
- Предпросмотр файлов документов (форматы MS Office, Corel Draw, AutoCad, PDF а также PNG, JPG и т.д.);
- Навигация, фильтрация и поиск по реквизитам документов (метаданным);
- Автозаполнение реквизитов;
- Универсальные страницы и веб-сервисы для получения документов из электронного архива внешними системами (например, SAP, GIS);
- Добавление документов в избранное;
- Просмотр последних документов пользователя;
- Восстановление рабочей области пользователя после закрытия браузера;
- Автоматическое списание документов в архив;
- Статистические, аналитические отчеты, отчеты аудита.